Las diferentes formas de escanear un documento

Como ya te habrás dado cuenta, hoy en día utilizas cada vez más la función de escaneo de tu multifunción. Pero ¿sabes que existen múltiples modalidades de escanear un documento aparte de la típica función de envío a carpeta?

En efecto son varias las posibilidades de escanear un documento que se ofrecen en los equipos multifunción actuales, y que a menudo se desconocen por parte de los usuarios, ya sea por falta de formación o por miedo a navegar por el menú del dispositivo. Te voy a sugerir algunas de ellas para que las puedas usar con más frecuencia y así ahorrar tiempo en el día a día.

Los diferentes destinos para escanear documentos

Escanear y enviar a correo electrónico

Escanear a correo electrónico es una de las funciones de escaneo más desconocidas por parte de los usuarios.

A menudo debes devolver un documento recibido anteriormente, el cual tienes que completar previamente. Por ejemplo, un contrato o un formulario de pedido que tienes que firmar y acompañar por el sello de la empresa …

Normalmente lo que se hace es guardar el documento en el ordenador cuando se recibe. Luego se imprime, se efectúan los cambios necesarios y se vuelve a escanear hacia el equipo para por fin adjuntarlo a un correo electrónico para enviarlo de vuelta al destinatario, junto con un mensaje.

Pero seguro que pocos de vosotros habrán renombrado el documento.
¿Sabes que puede ahorrar tiempo y realizar todas estas acciones en tu multifunción?

Para esto, es de agradecer la pantalla táctil que actualmente está presente en la mayoría de equipos, con ella el uso es mucho más fluido.

Puedes ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario, cambiar el nombre del documento y adjuntarlo al correo electrónico con un cuerpo de mensaje que se puede ingresar directamente desde la pantalla táctil.

Y para ahorrar tiempo, si sueles enviar a menudo documentos a un mismo destinatario, puedes guardar el email en la libreta de direcciones, como lo haces con tu teléfono.

Escanear documentos a carpeta

El envío a carpeta es la modalidad más usada por los usuarios. Te permite enviar un documento a una carpeta compartida en tu ordenador o en el servidor (siempre que se encuentren en la red de tu empresa), pudiendo compartirlo con otros usuarios o guardarlo en tu equipo.

Escanear un documento a USB

Los dispositivos multifunción actuales permiten escanear a un pendrive USB, lo que supone un ahorro de tiempo. Imagina que acabas de llegar a la oficina y que tienes poco tiempo para encender el ordenador, puedes escanear el documento directamente a un pendrive USB y recuperarlo más adelante.

Escaneo de documentos a buzón

Con esta función puedes escanear un documento físico directamente en el disco duro del equipo multifunción para poder utilizarlo en otro momento. Más adelante lo podrás recuperar y tratar como quieras, como por ejemplo imprimirlo o enviarlo a un correo electrónico. Y todo esto sin recurrir al ordenador.

Escanear a Google Drive

El envío de documentos a la nube directamente desde el equipo multifunción es una opción incorporada en los dispositivos más recientes. Esto añade la posibilidad de enviar un archivo a carpetas en la nube a través de cuentas de almacenamiento como Google Drive.

Los diferentes formatos para escanear un documento

En las impresoras multifunción, cuando se escanea un documento, el formato de digitalización más usado es el PDF. Pero además tienes la posibilidad de cambiar al formato que mejor se adapte a tus necesidades. Puedes elegir entre JPEG, TIFF o XPS.

Las diferentes posibilidades de escanear a PDF

PDF compacto

En cuanto a los PDF, existe un formato de compresión llamado compacto que reduce el tamaño del archivo sustancialmente. De hecho, lo más frecuente es que los servidores de correo tengan limitados el tamaño de archivo adjunto. Por lo que esta configuración de compresión PDF compacto evitará que envíes un correo electrónico que puede ser devuelto debido a su gran peso.

Escanear con OCR o PDF buscable

Esta función permite buscar dentro de un documento escaneado alguna palabra en concreto. Es especialmente útil para localizar determinadas palabras en un documento sin tener que leerlo por completo, lo que te puede ahorrar mucho tiempo.

PDF encriptado con contraseña

Otra característica desconocida por la mayoría de los usuarios es la opción de «encriptar» los PDF. Al seleccionar esta función podrás ingresar directamente en el multifunción una contraseña que se solicitará al abrir el documento. Todas las empresas tienen documentos confidenciales que normalmente se escanean en carpetas compartidas, esta característica hace que solo los usuarios autorizados que tengan la contraseña puedan abrir el documento e imprimirlo.

PDF/A

En algunos equipos multifunción puedes escanear en el formato PDF/A. Esta opción permite garantizar la legibilidad del archivo a lo largo del tiempo. De manera que preserva su apariencia visual a largo plazo, independientemente de las herramientas y los sistemas utilizados para crear, almacenar o visualizar el archivo.

¿Cómo escanear documentos en una impresora multifunción Canon?

Estoy seguro que algunas de estas características te pueden ayudar a que tu trabajo se simplifique en gran medida. En próximos artículos explicaré como utilizar cada una de ellas detalladamente con todas las opciones disponibles, y describiré la configuración necesaria para que todo funcione. Por lo que si te interesa sigue atento a nuestro blog o apúntate a nuestro newsletter para recibir las novedades puntualmente.