Cómo elegir una Fotocopiadora para mi Negocio

Las empresas actuales tienen muchas necesidades de comunicación: impresión de imágenes, copia y escaneado de documentos, … Pero, ¿Cómo tratarlas y, sobre todo, cómo elegir la fotocopiadora para mi negocio que sea adecuada para llevar a cabo todas esas acciones? La oferta del mercado es abrumadora y no siempre es fácil entender las diferentes funcionalidades que ofrece cada modelo. Para tomar la decisión correcta, averigua las necesidades reales de tu empresa y elige la impresora multifunción que mejor se adapte a tus necesidades.

Las necesidades de la empresa

La cantidad de impresoras, copiadoras o fotocopiadoras que tu empresa necesita variará en función del número de los empleados. Se estima que se necesita una máquina por cada 5 a 10 empleados.

A continuación, debe determinar cómo sus empleados utilizan la flota de impresoras. Por ejemplo, dependiendo de la naturaleza de tu negocio, quizás no sea necesario una impresora con tamaño A3. Del mismo modo, es posible que no necesites imprimir en color. Si, por contra, utilizas a menudo el color, calcula cuántas impresiones en color realizas al mes.

Por último, determina las necesidades de los empleados en cuanto a funcionalidades adicionales. ¿Necesitan enviar documentos por fax o escanearlos regularmente? ¿Tienes muchos empleados que necesitan la posibilidad de impresión móvil?

¿Debo elegir una fotocopiadora multifunción para mi negocio?

Mientras que la opción puede ser más variable para estructuras pequeñas de menos de 10 empleados, en las empresas más grandes una fotocopiadora multifunción parece ser la correcta. Las pymes o grandes empresas que emplean a un gran número de empleados pueden ver sus instalaciones invadidas por diferentes terminales, copiadoras, escáneres, impresoras, etc.

Las impresoras multifunción, que combinan 4 dispositivos en 1 (impresora, fotocopiadora, escáner y fax) permiten optimizar el espacio. De la misma manera, permiten lograr ahorros sustanciales en energía y consumibles. Es necesario tener en cuenta el tiempo de precalentamiento de un dispositivo, el hecho de que la mayoría de las veces permanecerá en modo de espera por la noche, etc. y luego multiplicar estos datos por el número de dispositivos de tu empresa. Lo mismo se aplica a los cartuchos de tinta y al papel.

Velocidad, coste por página y resolución

Las empresas necesitan hacer un gran número de impresiones al día en el menor tiempo posible y al menor coste. Por lo tanto, los criterios de velocidad de impresión (páginas por minuto), coste de impresión por página y resolución deben tenerse en cuenta a la hora de elegir una impresora.

Al estudiar los diferentes modelos de impresoras o fotocopiadoras, ten en cuenta que la velocidad indicada por los fabricantes corresponde a la impresión en modo normal. Cabe esperar unos números más bajos al imprimir impresiones de alta calidad. Dependiendo de tus necesidades, tendrás que elegir entre modelos que van desde velocidades de impresión bajas hasta varias docenas de impresiones por minuto.

El coste por página variará principalmente en función de la tecnología elegida, láser o inyección de tinta y del tipo de impresión, en blanco y negro o en color. El precio puede variar desde menos de 1 céntimos a más de 10 por una sola impresión, así que tómate el tiempo necesario para comparar las diferentes características de las impresoras.

Por último, también debe tenerse en cuenta la calidad de impresión que va ligada a la resolución máxima que soporta el dispositivo, especialmente si tienes que imprimir fotos o documentos en color destinados para tus clientes. La resolución se expresa en dpi o ppp y cuanto mayor sea el número, mejor será la calidad de impresión. Para uso común, una resolución de 600×600 ppp es suficiente, pero si imprime imágenes con frecuencia, opta por una resolución mínima de 1200×1200.

Si los empleados utilizan a menudo la función de escaneado de la impresora multifunción, ten cuidado de elegir un dispositivo que también tenga suficiente resolución

Elige la tecnología de impresión adecuada

Dependiendo de los volúmenes mensuales de impresión y copiado de tu empresa, puede ser más apropiado elegir una u otra de estas tecnologías. Por norma general, la inyección de tinta es más barata de comprar que el láser, pero cuando se utiliza es lo contrario. El precio por página es más bajo en una impresora láser porque el coste del tóner es más bajo. El rendimiento de las impresoras y fotocopiadoras láser también es mayor, lo que les permite crear un volumen de documentos ligeramente mayor en menos tiempo.

Por encima de 300 impresiones al mes, recurre a la tecnología láser, el coste de consumible es menor.

¿Comprar o alquilar tu fotocopiadora?

Dependiendo del número de impresoras y copiadoras que tu empresa necesite, y de las características de éstas, el precio de compra de las mismas puede ser significativo. El Renting te ofrece mayor liquidez, sin un gran desembolso inicial y cómodas cuotas mensuales, además de los beneficios fiscales que conlleva. Otro de los beneficios es la ventaja de ofrecerte una renovación tecnológica gradual, tu empresa siempre tendrá disponible las últimas fotocopiadoras multifunción del mercado.

Otra ventaja es la adhesión a un contrato de mantenimiento como parte del Renting. La empresa que te alquila la fotocopiadora realizará un mantenimiento preventivo acudiendo regularmente a tus instalaciones para su mantenimiento y también para corregirlo en caso de avería. De esta forma, no tendrás sorpresas desagradables sobre las cuotas mensuales de tu equipo.