¿Cómo elegir un buen escáner como parte de un proyecto de digitalización?

¿Estás cansado de visitar distintas páginas buscando información sobre escáneres y lo único que encuentras son comparativas mal hechas con enlace de afiliado?

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Frente a la amplia oferta existente de estos periféricos, ¿qué necesitas saber para elegir el escáner adecuado para tu negocio? ¿cuáles son los criterios para seleccionar un escáner según tus necesidades?

En un proyecto de digitalización de documentos físicos, el escáner es el elemento clave de todo el proceso. Por lo tanto su elección es determinante para conseguir los resultados deseados.

Voy a intentar responder a todas esas preguntas y darte las claves para comprender los elementos principales y poder hacer una elección acertada de un escáner como parte de un proyecto de digitalización.

Las 4 etapas esenciales de la digitalización de documentos

Como parte de un proyecto de digitalización, cualquier organización debe pasar por los siguientes cuatro pasos:

• Paso 1: Preparación de documentos.
  Esto es organizar los documentos, de modo que puedan ser procesado por el escáner. Por lo tanto, los lotes de documentos se deben limpiar de posibles pliegues, se verifican que no están grapados, se ordenan las páginas  y clasifican en grupos.
• Paso 2: digitalización de documentos.
  La digitalización se lleva a cabo utilizando equipos adaptados, como son los escáneres de producción.
• Paso 3:  Reconocimiento óptico de caracteres.
  Es el paso más delicado pero también el más importante en el proceso. Se lleva a cabo desde una herramienta OCR que transforma en texto la imagen escaneada.
• Exportación de datos para indexación: Este paso se refiere a la exportación de datos y documentos para la indexación a sistemas de terceros (ECM, ERP, bases de datos, etc.).

Para una buena organización, cada uno de estos pasos debe seguirse cuidadosamente para conseguir una plataforma efectiva que dé a la empresa un valor agregado real al proyecto de digitalización.

Como tal, la elección del escáner es esencial, incluso más allá de la elección de la solución de software, porque es el escáner el que determinará el tiempo necesario del proceso de digitalización y definirá las capacidades de dicha tarea.

Las principales características y criterios para elegir un escáner.

Entre los elementos en los que una empresa debe basarse para elegir un escáner adaptado a sus objetivos, se debe otorgar prioridad a:

• La tipología de los documentos a procesar y el uso del escáner
• La velocidad de tratamiento requerida.
• Opciones que pueden mejorar el rendimiento del dispositivo y los resultados obtenidos.

La tipología de los documentos a tratar

El primer criterio que ayuda a una empresa a decantarse hacia un dispositivo es la tipología de los documentos a procesar, es decir, el estado de los documentos, su formato, su gramaje…

Paralelamente, también es necesario distinguir el tipo de uso del escáner:
Para un uso profesional de producción a alta velocidad, se utilizan los escáneres con alimentador y que tengan un dispositivo de recogida de papel que acepte documentos heterogéneos en términos de formato y grosor.
El rendimiento oscila entre 30 ppm, lo que garantiza un procesamiento máximo de aproximadamente 1500 a 2000 páginas al día hasta 250 ppm para volúmenes superiores a 100.000 páginas al día.
Estos volúmenes generalmente están asociados con proveedores de escaneo, grandes salas de procesamiento de correo o para la recuperación de documentos.

Para usar en una oficina pequeña, es mejor escoger un escáner compacto o el integrado en un equipo multifunción, fácil de usar, que reúna todas las características necesarias para el desarrollo de perfiles de escaneo.

Para el uso en grandes oficinas, además es importante asegurarse de que la inserción y la recogida sean fáciles y no requieran una manipulación complicada. Cuando existe una utilización más intensiva, el dispositivo se debe mantener con regularidad, mediante la limpieza de rodillos y la superficie de escaneo en particular.

La velocidad de escaneo requerida

La velocidad de procesamiento debe elegirse de acuerdo con el volumen diario de los documentos a escanear. Depende de la resolución elegida. Como tal, se debe saber que cuanto mayor sea la resolución, más lenta es la velocidad y viceversa.

Los datos ppm (páginas por minuto) en la documentación del fabricante generalmente se proporcionan para 200 ppp. En el contexto del escaneo de documentos por lotes, en blanco y negro y para uso profesional, rara vez superamos los 300 ppp.

Actualmente, dos tipos de tecnologías de sensores dominan el mercado:

• Escáneres con tecnología CCD que proporcionan una mejor calidad de imagen, más adecuados para escáneres rápidos
• Escáneres que utilizan la tecnología CIS / CMOS, que se utilizan más bien para los denominados productos de «nivel de entrada». Esta tecnología tiene la ventaja de consumir menos electricidad.

Tecnologías de escaneo avanzadas para ir más allá

Para obtener la máxima productividad, estos tipos de dispositivos se basan en tecnologías avanzadas como la corrección automática de imágenes, el escaneo a dos caras en una sola pasada mediante el uso de dos sensores, la utilización de sensores de ultrasonidos para detección de doble alimentación cuando dos hojas pasan accidentalmente por el dispositivo al mismo tiempo.

Algunos escáneres están incluso equipados con un detector de metales en el alimentador de documentos. De esta forma, clips de papel, grapas y otros objetos metálicos que podrían dañar los documentos y especialmente el escáner se detectan automáticamente, deteniendo inmediatamente la recogida y transporte de papel.

Los fabricantes generalmente ofrecen herramientas para optimizar la manipulación, como el enderezamiento de la imagen, la rotación, el recorte automático, la corrección de bordes y la detección automática del color. Además la  mayoría proporcionan a sus escáneres una solución de captura para las necesidades de automatización de oficinas.

Funciones más sofisticadas también son implementadas, como el OCR, que permite extraer automáticamente la información contenida en un documento escaneado, ya sea estructurado o no.

Elegir uno o más escáneres de producción, como parte de un proyecto de digitalización, es el resultado de una selección exhaustiva, en la que hay que  tener en cuenta las funcionalidades necesarias, así como las características del proyecto: volumen de trabajo a digitalizar, los plazos previstos, pero también el formato de los documentos (fotografías u hojas sueltas), la arquitectura elegida, etc.

La elección del escáner idóneo es parte de una experiencia adquirida con el tiempo, con el fin de proponer a una empresa los mejores dispositivos que se adaptan a sus necesidades.

Como tal, Ofyon es tu socio de confianza, capaz de apoyarte en esa elección al ofrecer los escáneres más potentes, en línea con tus objetivos de digitalización.