Sistema para conseguir una buena clasificación de documentos y carpetas

¿Alguna vez has perdido el rastro de tus documentos en tu ordenador? ¿Tienes la impresión de estar perdiendo mucho tiempo buscando documentos, y a menudo sin resultados? Un buen sistema de clasificación podría ayudarte con esta tarea.

¿Sigue siendo necesario clasificar documentos?

Algunos proveedores de soluciones informáticas están convencidos que, con los motores de búsqueda y las etiquetas, se ha vuelto innecesario y obsoleto clasificar los documentos. De hecho, según estos, es suficiente usar palabras clave para recuperar rápidamente los archivos deseados.

Primero, hay que reconocer la importante contribución de los motores de búsqueda a la efectividad de las solicitudes de información. No hay duda de que el uso de palabras clave mejora la identificación de documentos en el mundo informático, especialmente a medida que se crean y se acumulan.

Pero por otro lado, la clasificación de documentos aporta otras ventajas, incluyendo:

• Poder acceder a la información de otra manera, como puede ser a través de la lógica
• Localizar rápidamente documentos con una función similar o complementaria
• Tener una visión general de todo lo que tienes y lo que te falta
• Identificar rápidamente documentos obsoletos para borrarlos si es necesario

Acceder a la información por lógica es muy práctico, especialmente para encontrar documentos de los que has olvidado el nombre o las palabras claves que utilizaste. La ubicación de documentos con una función similar o complementaria te permite acortar el tiempo de búsqueda, ya que tendrás toda la información en un solo lugar (al menos, eso es lo que se pretende).

Lo mismo para las dos últimas ventajas mencionadas anteriormente. Te ahorran tiempo en tu día a día. Si eres como yo, seguro que saber que tus documentos están ahí en el sitio de siempre, te provoca una fuente de estrés menos.

Cómo construir tu propio sistema de clasificación de documentos.

Dependiendo de tu capacidad para identificar y encontrar tus documentos, para luego poder nombrarlos y colocarlos en una estructura coherente, te será más o menos difícil su búsqueda posterior.

El truco es comenzar poco a poco, empezando con los conceptos más importantes y luego afinando. Te voy a proponer un método que puedes utilizar para crear tu propio sistema de clasificación de documentos.

Paso 1: Haz un inventario de tus documentos.

Seguro que me vas a decir, –pero José ¿De verdad necesito enumerar todos los documentos que tengo? Claro que no. A menos que te sobre mucho tiempo…

Identifica el tipo de documentos que tienes

Primero será identificar los diferentes tipos de documentos según su función. Por ejemplo, podrías tener:

• Facturas
• Informes de proyectos
• Inventarios
• Folletos
• Contratos, etc

Localiza los documentos donde quiera que estén.

Intenta hacer una lista lo más exhaustiva posible de lo que tienes y usas, comenzando por explorar los directorios que usas con más frecuencia. De hecho, dependiendo del caso, es posible que ya tengas el hábito de archivar tus documentos en diferentes directorios (o carpetas), o haber centralizado todos tus archivos en un solo lugar, en el mismo nivel jerárquico.

Ahora te estoy oyendo decir: –bueno sí pero, tengo un montón de documentos, que están desperdigados por todas partes. ¿Hay algún camino más corto o un método menos desmotivador? La respuesta es sí. Puedes ir gradualmente, un poco cada día, siguiendo tu intuición y cuando la oportunidad se preste. Si intentas hacerlo todo el mismo día, seguro que terminas por abandonar en cuanto lleves un rato.

Sé paciente y proyecta la tarea a lo largo de varios días.

De los documentos más nuevos a los más antiguos

Una truco para evitar que te desanimes es comenzar por buscar los últimos directorios utilizados y los documentos recibidos o creados recientemente. Como regla general, será más obvio clasificar los documentos más recientes, o incluso los nuevos, en lugar de los más antiguos.

Primero intenta identificar una muestra suficientemente representativa con los tipos de documentos más comunes.

Paso 2: crear un directorio principal

Para evitar que los archivos se mezclen con otros, recomiendo crear una carpeta nueva, completamente vacía, o utilizar un disco nuevo. En este nuevo espacio, crea un nuevo árbol (o estructura jerárquica), dentro del cual podrás agregar archivos a lo largo del tiempo.

Elige la ubicación de esta carpeta con cuidado porque tendrás que acceder a ella con frecuencia. Además, asegúrate que esté en un lugar seguro, tanto para evitar perderlos como para evitar que accedan a ellos sin tu permiso.

Los documentos que crees a partir de ahora irán a esta nueva estructura, y los existentes pueden transferirse gradualmente, por orden de importancia.

Paso 3: Construir una estructura de documentos sostenible

¿Qué quiero decir con sostenible? Simplemente que la nueva estructura debe ser capaz de soportar el paso del tiempo. De hecho, no hay nada más desalentador que tener que volver a crear una nueva estructura después de algunos años, o incluso de algunos meses. Si hay cosas que evolucionan y cambian, otras siguen siendo las mismas a pesar de los años pasados.

¿Como organizar los documentos de una empresa?

En la clasificación archivística moderna, una regla básica es construir tu sistema a partir de funciones, en lugar de por tipos de documento, por temas o por nombres. Para una empresa, por ejemplo, las funciones generalmente serían de esta forma:

• gestión y administración
• recursos  humanos
• recursos materiales
• producción
• finanzas

Obviamente puede haber más, pero esto te da una idea. Insisto sobre el hecho de que es mejor categorizar por nombres de funciones generales, que se repiten en la mayoría de las empresas, en lugar de unidades o departamentos, por ejemplo.

¿Por qué? Porque una organización evoluciona con el tiempo y las unidades que existen hoy en día se pueden fusionar, dividir o desmantelar en el camino. Al utilizar categorías que perduren, se evita tener que volver a iniciar el trabajo.

Un truco para determinar las diferentes categorías es inspirarse en un sistema de clasificación de un organismo público actual. Algunos tienen añadido este sistema en su página web.

¿Cómo clasificar documentos personales?

Tal vez tengas también que ordenar documentos domésticos. Existen muy buenas guías para crear las categorías de estos documentos, y son válidas tanto para documentos impresos como para los electrónicos.

Estas son algunas categorías para organizar documentos, que generalmente son las mismas para todo el mundo:

• ciudadanía
• educación y empleo
• salud
• entretenimiento
• finanzas
• vivienda
• propiedad
• servicios

Puede haber otras, pero son algunos ejemplos de lo que puede contener cada categoría.

CIUDADANÍA

En esta carpeta, se clasifica todo lo relacionado con los organismos públicos, excepto salud y educación. Como son los documentos vinculados con pasaportes, impuestos, multas, etc.

Bajo esta categoría, puedes usar otras basadas en los diferentes tipos de archivos que contienen.

EDUCACIÓN Y EMPLEO

Aquí, puedes archivar las solicitudes de admisión, las cartas de recomendación, el currículum vitae, etc. En definitiva, todo lo relacionado con tu carrera profesional. También puedes agregar notas de calificación y documentos creados como parte de una formación.

Para los documentos relativos a los estudios y sus correspondientes trabajos, puedes clasificarlos por el centro, luego el curso en concreto y en último lugar por el nombre del  trabajo presentado.

SALUD

En este directorio se pueden organizar los documentos médicos. Incluye todo lo que concierne a tu salud en general, ya sea para atención médica, reclamaciones de seguros, documentos intercambiados con profesionales, etc. Sólo tienes que crear diferentes subdirectorios con estos temas.

Luego, si tienes cónyuge o hijos, y eres responsable de organizar los papeles de casa de toda la familia, es posible que desees clasificar estos documentos por el nombre de cada persona.

ENTRETENIMIENTO

Aquí podría estar todo lo que te interese, clasificado por tema. Si sueles viajar, puedes ordenar por fecha los documentos relacionados con la búsqueda de información (viajes, lugares visitados, reservas de hotel y transporte, etc.). Si lo haces a menudo en un solo lugar, puedes clasificarlo por la ubicación, y después por la fecha.

Si eres miembro de algún club, puedes optar por colocar todos los documentos relacionados en una carpeta con el nombre de la organización.

Aquí un ejemplo :

• Viajes
  • Francia 2014 (31-05-2014 a 23-06-2014)
  • Japón 2012 (invierno)
• Deportes
  • Club de escalada
    • Temporada 2013-2014

FINANZAS

En esta carpeta se colocarán todos los documentos financieros personales,  como los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito y otros documentos transaccionales con una institución financiera u otra empresa con la que tengas productos de crédito.

Aquí, es importante clasificar de acuerdo con el nombre de la institución, el tipo de producto, si corresponde (p. Ej., Cuenta de ahorro), luego el tipo de documento (estado de cuenta, contrato, etc.) y, finalmente, el año. De esta manera, el día que quieras hacer limpieza, podrás ver rápidamente cuáles son los documentos obsoletos para cada tipo. Para esto tienes que asegurarte de tener todas los archivos en la carpeta correcta.

VIVIENDA

Coloca aquí lo que afecta a tu vivienda, ya sea en propiedad o alquilada, especialmente los documentos referentes a la hipoteca, o los relacionados con el propietario de la vivienda en el caso de una alquilada, etc.

Si eres propietario y has realizado reformas con la intervención de un tercero,  deberías archivar en una subcarpeta con el nombre de la empresa encargada de la obra, la información de contacto y contrato en formato digital.

Si vives en un edificio, puedes tener una carpeta específica para todos los documentos referentes a la Comunidad de propietarios.

PROPIEDAD

Si bien la categoría de vivienda representa todo lo que es la parte integral de la casa, esta carpeta incluye todos los demás bienes materiales, como los muebles…

De hecho, este es el lugar donde documentar todas tus posesiones o le que te gustaría adquirir. Estos productos pueden ser, por ejemplo, equipos eléctricos , automóviles o dispositivos electrónicos .

Para los bienes que posees, además de los contratos de garantía, si corresponde, sería interesante guardar las guías de uso, mantenimiento y reparación en esta categoría.

Y si estás pensando en comprar algo, puedes archivar aquí la información de precios, además de las revisiones y pruebas que vayas encontrando.

Simplemente puedes crear múltiples subcarpetas con el nombre de los diferentes bienes u otros activos adquiridos o por adquirir.

Finalmente, podría ser un lugar perfecto para poner un inventario de tus pertenencias.

SERVICIOS

Esta carpeta se utiliza para colocar todos los documentos relacionado con los proveedores de servicios. Sus contratos, facturas, estados de cuenta, etc., se pueden organizar en orden cronológico en diferentes carpetas con el nombre de cada proveedor.

Algunos consejos generales

Nombra correctamente los archivos dentro de las carpetas

Probablemente escribiré otro post al respecto. Una regla para recordar en este momento es la consistencia.

Tienes que adquirir el  hábito de nombrar tus archivos siempre con la misma regla, es decir, con  el mismo tipo de información y en el mismo orden. Por ejemplo, puedes asignar un nombre a las facturas a partir de la fecha, el nombre del proveedor, seguido del tipo de documento.

10-10-2018-EmpresaABC-factura.pdf

21-10-2018-EmpresaABC-recibo.pdf

Dependiendo de su función, los nombres pueden ser diferentes en los distintos archivos.

Presupuesto-familiar-2015.xsl

SecadorABC-Modelo-9999-Guía-usuario.pdf

Es importante proporcionar la mayor cantidad de información posible en el nombre del archivo para que pueda identificarse fácilmente sin tener que abrirlo.

Ve paso a paso. Date tiempo…

Siguiendo los pasos anteriores, no deberías de tener problemas para conseguir una buena clasificación, ya sea para tu negocio o para fines personales. No obstante estas son algunas nociones básicas y el establecimiento de una estructura definitiva de archivo puede llegar a ser complejo.

Lo más importante al crear una estructura desde cero, es identificar claramente el tipo de documentos que se colocarán en ella. De ahí la importancia del primer paso.

Empieza por lo más general a lo más específico.

La idea es comenzar sobre una buena base, con algunos archivos que son estables, es decir, aquellos que sabes que permanecerán así durante mucho tiempo. Luego, agrega  poco a poco subcarpetas según veas que hay un parentesco entre ciertos documentos.

Persistir ¡Vale la pena!

Deja de lado tus viejos hábitos y comienza a construir sobre nuevas bases.