Cómo garantizar la seguridad en las impresoras de tu empresa
En un artículo anterior ya compartimos algunos consejos para la protección de datos sensibles durante la impresión, pero hoy vamos a abordar la importancia de la seguridad de la información en la oficina en relación a los equipos de impresión actuales.
La dependencia de redes informáticas que conectan tecnologías, procesos y personas ha llevado a una transformación en la forma en que concebimos y gestionamos la oficina, y la protección de datos en este entorno se ha vuelto primordial.
Hoy en día, las empresas manejan enormes cantidades de datos, lo que provoca la necesidad de implementar medidas para la seguridad de la información. Las fotocopiadoras e impresoras, que habitualmente han sido subestimadas en este contexto, son más que simples máquinas, hoy en día son auténticos servidores que procesan información crítica, convirtiéndose en puntos potenciales de vulnerabilidad.
Las empresas suelen realizar inversiones importantes en tecnologías sofisticadas como cortafuegos y antivirus para los equipos informáticos que forman parte de su red. Sin embargo, las impresoras de oficina a menudo son pasadas por alto, lo que las convierte en puntos débiles en la seguridad. Vamos a repasar los riesgos asociados y la necesidad de abordar la protección de datos en estos dispositivos aparentemente simples pero críticos.
Evolución de las Impresoras Multifunción (MFP)
Las impresoras multifunción (MFP) han experimentado una transformación significativa, evolucionando más allá de simples dispositivos de impresión.
Las impresoras modernas han dejado de ser meros aparatos para imprimir o fotocopiar documentos. Se han convertido en herramientas potentes con sistemas operativos propios, unidades de disco duro de gran capacidad y la posibilidad de conectarse a redes e internet. Son equipos que comparten similitudes con PCs y servidores, procesando a diario grandes volúmenes de documentos críticos para las empresas.
A pesar de su evolución, las impresoras de oficina se enfrentan a vulnerabilidades que a menudo pasan desapercibidas. Desde la pérdida de documentos o la mezcla con otros materiales impresos hasta el envío accidental de documentos a destinatarios incorrectos, estas vulnerabilidades pueden comprometer la seguridad de la información.
Riesgos Asociados a la Falta de Protección en Impresoras de oficina
La falta de protección adecuada en las impresoras multifunción (MFP) expone a las empresas a una serie de riesgos importantes.
Limita el acceso a los dispositivos para garantizar la seguridad
La falta de medidas de seguridad puede permitir el acceso no autorizado a información sensible almacenada en las impresoras. Esto incluye documentos confidenciales, informes financieros y otra información crítica para la empresa. Implementar un sistema de autenticación robusto es muy importante para prevenir el acceso no autorizado a estos datos.
Medidas Recomendadas:
- Establecer autenticación de usuario mediante contraseñas sólidas.
- Implementar sistemas de autenticación biométrica para un nivel adicional de seguridad.
Riesgos para la infraestructura de impresión
La falta de protección puede exponer la infraestructura de impresión a diversos riesgos. Desde la pérdida de conectividad hasta la manipulación de la configuración de red, estos riesgos pueden afectar la disponibilidad y eficiencia de las impresoras en la oficina.
Medidas Recomendadas:
- Implementar firewalls y medidas de seguridad de red.
- Realizar auditorías regulares para identificar y abordar posibles vulnerabilidades.
Amenazas de intrusos a través de impresoras
Las impresoras conectadas a la red pueden ser puntos de entrada para intrusos malintencionados. Este riesgo se intensifica si las impresoras no cuentan con las medidas de seguridad necesarias, permitiendo a los intrusos comprometer toda la red.
Medidas Recomendadas:
- Actualizar regularmente el firmware de las impresoras.
- Configurar cortafuegos para limitar el tráfico no autorizado.
Exposición de documentos confidenciales
La exposición no intencionada de documentos confidenciales puede ocurrir durante o después del proceso de impresión. Esta vulnerabilidad puede tener consecuencias graves, desde la divulgación no autorizada de información hasta la pérdida de la propiedad intelectual.
Medidas Recomendadas:
- Implementar funciones de impresión segura que requieran la autenticación del usuario antes de liberar el trabajo de impresión.
- Establecer políticas claras sobre la manipulación y disposición segura de documentos impresos.
Desafíos en la gestión de materiales impresos
La gestión inadecuada de los materiales impresos puede dar lugar a riesgos operativos y de seguridad. Desde la confusión en la mezcla de documentos hasta la pérdida de información crítica, abordar estos desafíos es importante para garantizar la integridad de la información.
Medidas Recomendadas:
- Implementar sistemas de seguimiento de documentos para un control más preciso.
- Educar a los usuarios sobre las prácticas adecuadas de manejo de documentos impresos.
Seguridad en el envío de documentos
El proceso de envío de documentos, ya sea por correo electrónico o fax, puede presentar riesgos si no se aborda adecuadamente. La falta de cifrado durante la transmisión puede exponer la información a amenazas de interceptación.
Medidas Recomendadas:
- Utilizar protocolos seguros de cifrado durante la transmisión.
- Validar la identidad de los destinatarios antes de enviar documentos confidenciales.
Soluciones de Impresión Segura para Empresas de Canon
Canon se distingue por su enfoque integral hacia la seguridad de la información en el ámbito de la impresión. Ha comprendido la importancia de salvaguardar los datos sensibles, por lo que ha integrado medidas innovadoras en sus dispositivos para hacer frente a los desafíos de seguridad, como el desarrollo de firmware seguro que se actualiza regularmente o la implementación de protocolos de autenticación avanzados para el acceso a funciones sensibles. A continuación, detallamos algunas de las soluciones que Canon implementa en sus equipos:
- Confidencialidad para los Documentos Impresos:
- La posibilidad de establecer un código PIN de impresión proporciona una capa adicional de seguridad, permitiendo que solo usuarios autorizados impriman documentos confidenciales.
- Puesta en Espera de Trabajos de Impresión:
- La capacidad de forzar una puesta en espera de todos los trabajos de impresión en la imageRUNNER ADVANCE DX, exigiendo a los usuarios iniciar sesión antes de imprimir, refuerza la confidencialidad.
- Buzones de Correo con Código PIN:
- Almacenar trabajos de impresión y documentos escaneados en buzones de correo protegidos con código PIN asegura que solo el propietario legítimo pueda acceder a su contenido.
- Impresión Segura de uniFLOW:
- La opción de MyPrintAnywhere de uniFLOW permite a los usuarios enviar trabajos de impresión a través de un controlador universal y recogerlos en cualquier impresora de la red, mejorando la flexibilidad y seguridad.
- Impresión con Marcas de Agua:
- La capacidad de imprimir marcas de agua visibles y, aún más, marcas de agua invisibles, agrega un nivel de disuasión y seguridad adicional a los documentos confidenciales.
- Prevención de Pérdida de Datos a Nivel Corporativo:
- La solución iW SAM Express junto con uniFLOW, centrada en la prevención de pérdida de datos, captura, archiva y analiza documentos enviados y recibidos por la impresora, actuando contra amenazas a la seguridad.
- Seguimiento del Origen del Documento:
- La capacidad de rastrear el origen de un documento mediante un código incrustado contribuye a la seguridad y la capacidad de seguimiento.
Evaluación y certificación de impresoras imageRUNNER ADVANCE
Las normativas y certificaciones son indicadores clave de la calidad y eficacia de las soluciones de seguridad. Canon no solo cumple con estándares internacionales, sino que va más allá para garantizar que sus productos estén alineados con las regulaciones más exigentes del mundo.
Certificaciones Destacadas:
- ISO 27001: Certificación para la gestión de seguridad de la información.
- Certificaciones específicas de la industria, asegurando cumplimiento con regulaciones sectoriales.
La serie imageRUNNER ADVANCE de Canon es sometida a rigurosas evaluaciones y certificaciones para garantizar su idoneidad en entornos empresariales sensibles. Estas certificaciones no solo validan la seguridad, sino también la eficiencia y confiabilidad de estas impresoras avanzadas.
Proceso de Certificación:
- Evaluación exhaustiva de medidas de seguridad implementadas.
- Verificación de la conformidad con estándares de la industria.
- Certificación emitida solo después de superar criterios de seguridad y rendimiento.
Medidas de Protección Física en Dispositivos
La seguridad física de los dispositivos es una de las barreras comunes en la protección integral de la información dentro de una empresa.
Autenticación de usuarios para acceso seguro
La primera línea de defensa en la protección física de dispositivos de impresión reside en la autenticación de usuarios. Implementar sistemas de acceso seguro garantiza que solo el personal autorizado pueda utilizar las funciones del dispositivo, reduciendo significativamente el riesgo de acceso no autorizado.
Estrategias Efectivas:
- Contraseñas Fuertes: Establecer políticas de contraseñas robustas para garantizar la autenticación segura.
- Tarjetas de Acceso: Utilizar tarjetas de identificación o tarjetas inteligentes para un acceso rápido y seguro.
Control riguroso de la gestión de equipos de impresión
Una adecuada gestión de los equipos de impresión es muy importante para la seguridad. Para ello hay que establecer controles rigurosos sobre dicha gestión para asegurar que cualquier cambio o acceso esté sujeto a autorización, evitando posibles vulnerabilidades.
Medidas Clave:
- Registros de Acceso: Mantener registros detallados de cada interacción con el dispositivo.
- Autorización Jerárquica: Definir roles y permisos según la jerarquía organizacional para limitar el acceso.
Protección integral de recursos físicos
Asegurar la integridad física de los equipos es fundamental. Desde la ubicación estratégica hasta la implementación de tecnologías de protección física, estas medidas contribuyen a prevenir el acceso no autorizado y posibles daños.
Elementos de Protección:
- Ubicación Segura: Colocar los dispositivos en áreas de acceso restringido.
- Dispositivos Antirrobo: Incorporar dispositivos antirrobo y rastreo para la recuperación en caso de robo.
Seguridad Preventiva y Cifrado de Datos
La seguridad preventiva y el cifrado de datos son también pilares fundamentales para resguardar la integridad y confidencialidad de la información.
Verificación inicial del sistema y McAfee Embedded Control
La verificación inicial del sistema es la primera medida para evitar posibles amenazas. Al integrar soluciones como McAfee Embedded Control, las empresas pueden garantizar un entorno seguro, evitando la ejecución de software no autorizado y protegiendo así la estabilidad del sistema.
Cifrado del disco duro para mejorar la seguridad
El cifrado del disco duro es otra de las medidas esenciales para resguardar la información almacenada. Esta técnica impide el acceso no autorizado a los datos, incluso en caso de pérdida o robo del dispositivo, proporcionando una capa adicional de seguridad.
Borrado seguro del disco duro
Cuando los dispositivos llegan al final de su vida útil, el borrado seguro del disco duro es fundamental para prevenir la recuperación de datos por parte de terceros. Este proceso garantiza la eliminación permanente de la información sensible.
Inicialización y resguardo del disco duro
La inicialización y el resguardo del disco duro son medidas proactivas para mantener la eficiencia del sistema. La inicialización periódica y la creación de copias de seguridad permiten restaurar rápidamente el sistema a un estado seguro en caso de cualquier incidente.
Evaluación de la Protección de tus equipos
La seguridad de tus dispositivos va más allá de la implementación de medidas preventivas. Es crucial plantearte algunas preguntas que te guiarán a la hora de evaluar la seguridad de tus equipos:
- ¿Cuál es el Nivel de Acceso de los Usuarios?
Evalúa y ajusta los niveles de acceso para garantizar que cada usuario tenga permisos acorde a sus responsabilidades. - ¿Cómo se Gestiona el Riesgo en las Redes de Impresión?
Analiza los posibles riesgos en las redes de impresión y establece protocolos para mitigarlos eficientemente.
Cómo proteger tus datos sensibles con impresoras seguras de Canon
Comprometido con la protección de tus equipos de impresión, Canon presenta soluciones avanzadas de seguridad que van más allá de las medidas convencionales.
Filtrado de direcciones IP y MAC
La primera defensa reside en el control preciso de las direcciones IP y MAC. Canon implementa un filtrado eficaz, permitiendo únicamente el acceso de dispositivos autorizados. Este enfoque restrictivo minimiza las vulnerabilidades y garantiza la integridad de tu red.
Configuración del servidor proxy
Una configuración robusta del servidor proxy es esencial para filtrar el tráfico de manera eficiente. Canon optimiza esta configuración, asegurando que solo la información autorizada fluya a través de la red. Este nivel adicional de protección es fundamental para prevenir posibles amenazas externas.
Autenticación IEEE 802.1X y comunicación IPsec
Una autenticación sólida es un pilar muy importante en la seguridad de la información. Canon incorpora el estándar IEEE 802.1X para garantizar que solo usuarios autorizados accedan a los recursos. Además, la comunicación segura a través de IPsec añade una capa extra de protección, salvaguardando la confidencialidad de los datos.
Control de puertos y registro de supervisión
El control minucioso de puertos es esencial para prevenir posibles vulnerabilidades. Canon proporciona herramientas para supervisar y controlar activamente los puertos de tus dispositivos, minimizando así los riesgos de acceso no autorizado. Un registro detallado de estas actividades permite una evaluación continua de la seguridad.
Seguridad en transmisiones de datos e impresión móvil
Las transmisiones de datos y la impresión móvil deben ser seguras, por lo que Canon integra soluciones que cifran las transmisiones de datos y garantizan la seguridad en la impresión desde dispositivos móviles. Esta capacidad es fundamental para proteger la información confidencial en cualquier contexto.
Otras Opciones Adicionales de Seguridad
Canon, como pionero en soluciones avanzadas, presenta un enfoque estratégico para fortalecer la seguridad, como la implementación de redes dobles. La tecnología de red doble permite que la continuidad del servicio no se vea comprometida en caso de fallos. Esta doble capa de protección asegura una operatividad constante, incluso en circunstancias adversas.
Canon va más allá de la mera implementación de tecnologías de seguridad estándar. Su compromiso con la protección de redes y datos se manifiesta a través de soluciones avanzadas, diseñadas para anticiparse a las amenazas emergentes. Desde la detección proactiva hasta la respuesta rápida, Canon lidera el camino hacia un entorno empresarial más seguro.
Al adoptar una red doble respaldada por opciones de seguridad avanzadas, Canon establece un estándar elevado en la protección de la información. Esta combinación estratégica ofrece no solo una defensa robusta contra amenazas actuales, sino también una preparación proactiva para los desafíos del futuro digital.
Conclusiones
La conclusión es clara: la seguridad es un viaje continuo. Con las medidas adecuadas, las empresas pueden mitigar riesgos, proteger la confidencialidad de la información y garantizar la integridad de sus operaciones.
A medida que avanzamos hacia un futuro digital más complejo, la seguridad seguirá siendo un aspecto central de la estrategia empresarial. En OF&ON, como socio de confianza, seguiremos innovando y adaptándonos para enfrentar los desafíos emergentes y proteger la información empresarial buscando soluciones de seguridad para imprimir de manera confidencial.
