Es muy importante, hoy en día, implementar una cultura de gestión de la información en las empresas para comprender, organizar y gestionar todo tipo de datos.

Debido a la ineficiente gestión de la información, las empresas pierden mucho tiempo y dinero buscando información sin encontrarla. Esta situación plantea un problema real para la rentabilidad de los empleados en las empresas. Porque en un momento en que los datos se están volviendo inteligentes y los metadatos, por definición, dicen más sobre los datos tradicionales, podemos preguntarnos si su función no optimizaría la eficiencia del negocio. Estos metadatos, pero también la inteligencia artificial o el aprendizaje automático ayudarán a calificar e indicar la naturaleza de la información, yendo más allá de simplemente mostrar su ubicación.

Su labor será crucial para la gestión inteligente de los documentos y la información. Serán parte de la piedra angular que traerá automatismos en torno a la gestión de documentos. Su gestión y funcionamiento serán más fiables y dejarán mucho más tiempo libre para que los empleados realicen tareas de valor añadido.

Pero ¿Qué es Gestión de la Información?

Por información se entiende cualquier forma de contenido de naturaleza física (por ejemplo, el correo en papel) o electrónica (por ejemplo, el correo electrónico o una entrada en la base de datos), tanto si la información está estructurada como si no lo está.

Por lo tanto, la gestión de la información consiste en recopilar y gestionar esta información, procedente de una o más fuentes, y distribuirla a los usuarios que la necesiten. El término «gestión» también implica la capacidad de organizar y controlar la estructura, el procesamiento y la disponibilidad de la información.

En otras palabras, el propósito de la gestión de la información es recoger, gestionar, almacenar y distribuir la información correcta a la persona adecuada en la organización en el momento adecuado.

Ante el crecimiento exponencial de los contenidos corporativos, la gestión de la información se ocupa ahora también de controlar la adecuación del almacenamiento de la información, de modo que la organización en cuestión no pueda almacenar «toda la información», sino «información útil», de ahí la necesidad de eliminar de los repositorios toda la información que ya no es necesario almacenar y gestionar.

Los 10 beneficios de una buena gestión de la información para las empresas:

Se elimina la necesidad de migración de contenido en los sistemas de información. Esto significa que ahora es posible trabajar con cualquier tipo de información, independientemente de la ubicación del archivo de origen.
La información es fácilmente identificable en el contexto adecuado. La misma información se puede encontrar utilizando diferentes criterios definidos.
Por lo tanto, la duplicación de datos ya no es necesaria. En una situación en la que todo el mundo utiliza la misma versión única de un documento, también se evita la pérdida de información importante.
Una mejor gestión de los datos críticos de la empresa es posible. Estos datos críticos, a veces poco visibles, se resaltan mejor en varios repositorios.
El uso de metadatos puede utilizarse para categorizar y enriquecer el valor de los datos. El contenido puede entonces clasificarse entre toda las informaciones que permiten una mejor comprensión de los contextos de negocio.
El uso de metadatos puede mejorar la eficiencia del trabajo. Estos metadatos se pueden utilizar para notificar a los empleados cuando expira un contrato o para definir tareas a programar.
El aumento de la productividad de los empleados es notable, ya que ahora los empleados pueden centrarse en su trabajo en lugar de tener que rellenar y buscar constantemente nuevos documentos.
La buena gestión de la información también tiene la ventaja de ayudar en el cumplimiento de leyes y reglamentos como el RGPD, así como en la gestión de riesgos en consonancia con las normas de la industria o de la empresa.
Los recursos para los usuarios son normalizados. La interfaz de usuario está unificada en todos los dispositivos, repositorios y plataformas. Esto aumenta la productividad gracias a modelos predefinidos para todo el mundo.
La colaboración se fortalece mediante el intercambio y la redacción conjunta de contenidos entre las distintas partes interesadas, tanto internas como externas. Con un almacenamiento eficiente, la productividad aumenta y la pérdida de información y la búsqueda es mucho más fácil.

La gestión de la información se basa en un enfoque de gestión de documentos basado en metadatos y también se combina con la capacidad de gestionar la información entre sistemas y diferentes almacenamientos, sin necesidad de migración. Una buena gestión de la información es esencial para aumentar la rentabilidad y el cumplimiento de las leyes y reglamentos, pero también proporciona transparencia sobre los flujos de trabajo.

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