Cómo la gestión documental electrónica aumenta la productividad en el teletrabajo
La gestión electrónica de documentos se ha convertido en una herramienta fundamental para el teletrabajo. En la actualidad, cada vez son más las empresas que optan por este tipo de gestión, ya que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar del mundo sin tener que depender de la presencia física en la oficina. Además, un gestor de documentos también mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos operativos de la empresa.
Otra de las ventajas de la gestión electrónica de documentos para el teletrabajo es la facilidad de compartir información y colaborar en tiempo real. Los empleados pueden trabajar juntos en documentos compartidos, lo que permite una colaboración más eficiente y una toma de decisiones más rápida.
En este artículo, explicaremos cómo la gestión electrónica de documentos puede facilitar el teletrabajo y mejorar la productividad de la empresa.
¿Qué es lo más importante de la gestión documental?
La gestión documental es una práctica imprescindible para cualquier empresa que desee optimizar su trabajo y aumentar la eficiencia de sus procesos. Sin embargo, para que sea realmente efectiva, hay que tener en cuenta ciertos aspectos.
Uno de los más importantes es la correcta organización de los documentos. Una buena gestión documental implica tener los archivos clasificados y estructurados de forma clara y accesible para todos los miembros de la organización. Además, es crucial establecer un sistema de permisos y roles que permita controlar el acceso a la información, garantizando la privacidad y la seguridad de los datos.
La correcta organización y control del acceso a los documentos son aspectos de la gestión documental que no deben ser subestimados.
¿Cuáles son las funciones de un gestor documental?
Un software de gestión documental tiene como objetivo principal facilitar la gestión y organización de los documentos de una organización, ya sea en formato físico o electrónico.
Estas son algunas de las funciones que puede tener:
- Indexación y clasificación de documentos.
- Control de versiones.
- Gestión de permisos y accesos.
- Programación de alertas y recordatorios para tareas específicas.
- Generación de reportes y estadísticas.
- Integración con otros sistemas de la organización.
- Digitalización de documentos.
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- Gestión de flujos de trabajo.
- Colaboración online en tiempo real.
¿Qué ventajas tiene utilizar un sistema de gestión documental?
Uno de los principales beneficios de la gestión electrónica de documentos para el teletrabajo es que permite a los empleados acceder a la información desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador de sobremesa, portátil, tablet o smartphone. No obstante, las ventajas de implementar esta herramienta en una empresa son aún más amplias y variadas.
Acceso remoto
Con la gestión electrónica de documentos, los empleados pueden acceder a los documentos necesarios desde cualquier sitio con una conexión a Internet. Esto significa que los trabajadores remotos o aquellos que trabajan desde casa pueden acceder a los mismos documentos que los empleados en la oficina.
Mayor eficiencia
La gestión electrónica de documentos permite una gestión más rápida y eficiente de los documentos. Esto se debe a que los documentos se pueden buscar y recuperar más fácilmente, y también se pueden compartir y colaborar en tiempo real.
Ahorro de tiempo y costes
Al eliminar la necesidad de imprimir y archivar documentos en papel, se ahorra tiempo y costes asociados con la impresión, el almacenamiento y el transporte de documentos. También se reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico para los documentos.
Seguridad y protección de datos
La gestión electrónica de documentos proporciona un mayor nivel de seguridad y protección de datos que la gestión de documentos en papel. Los documentos electrónicos pueden ser protegidos con contraseñas y permisos de acceso, y se pueden realizar copias de seguridad en servidores seguros para garantizar la protección de los datos en caso de pérdida o daño del equipo.
Reducción de errores
La gestión electrónica de documentos también ayuda a reducir los errores y las pérdidas de documentos. Los documentos se pueden versionar y mantener un registro de cambios, lo que reduce la posibilidad de errores y duplicación de información.
Colaboración en tiempo real
La gestión electrónica de documentos permite la colaboración en tiempo real en los mismos documentos, lo que puede mejorar significativamente la eficiencia del equipo en proyectos colaborativos.
Mayor visibilidad
Con la gestión electrónica de documentos, los gerentes y líderes de equipo pueden acceder a los documentos y datos del equipo de forma más fácil y rápida. Esto significa que pueden efectuar un seguimiento más preciso del progreso del equipo y tomar decisiones con más información.
Mejora en la sostenibilidad
Al eliminar la necesidad de imprimir y archivar documentos en papel, la gestión electrónica de documentos contribuye a una reducción en el uso de papel y a una gestión más sostenible de los recursos naturales.
Adaptabilidad
La gestión electrónica de documentos es una solución adaptable a diferentes tipos de empresas y sectores, lo que la convierte en una herramienta versátil para mejorar la productividad en el teletrabajo.
Integración con otras herramientas
Muchas soluciones de gestión electrónica de documentos, como iArchiva, se integran con otras herramientas de trabajo en línea, como correo electrónico, calendarios y aplicaciones de mensajería. Esto ayuda a simplificar y mejorar el flujo de trabajo del equipo.
¿Cómo implementar un sistema de gestión documental en una empresa?
La implementación de un sistema de gestión documental en una empresa puede ser un proceso complejo, pero con una buena planificación y ejecución puede ser una gran inversión para el futuro de la organización. Estos son algunos pasos que pueden ayudar en el proceso:
Definir los objetivos
Es importante definir los objetivos que se esperan alcanzar con la implementación del sistema de gestión documental. ¿Se busca mejorar la eficiencia en la gestión de documentos? ¿Se busca reducir el tiempo de búsqueda de documentos? ¿Se busca mejorar la seguridad y el acceso a los documentos?
Identificar los documentos
Se debe hacer una identificación exhaustiva de los documentos que se van a incorporar al sistema de gestión documental. Esta tarea puede requerir un análisis cuidadoso de los procesos y procedimientos de la empresa.
Selección del software de gestión documental
Una vez identificados los documentos, para seleccionar el software de gestión documental adecuado para la empresa, se deben considerar factores como el tamaño de la organización, la cantidad de usuarios y la complejidad de los documentos.
Capacitación de los usuarios
La implementación del sistema de gestión documental debe ir acompañada de una capacitación adecuada de los usuarios para que todos los usuarios estén familiarizados con el software y sepan cómo utilizarlo correctamente.
Planificación de la migración de documentos
Si se van a migrar documentos existentes a la nueva plataforma, es fundamental planificar la migración cuidadosamente. Esto incluye la revisión de los documentos existentes, la eliminación de documentos obsoletos y la actualización de los documentos que aún son relevantes.
Establecer políticas y procedimientos
Otro aspecto a tener en cuenta, es el establecimiento de políticas y procedimientos claros para el uso del sistema de gestión documental. Esto incluye políticas para el acceso y la seguridad de los documentos, así como procedimientos para la creación, edición y eliminación de documentos.
Monitoreo y mejora continua
Una vez implementado el sistema de gestión documental, hay que monitorear su uso y realizar mejoras continuas en el mismo. Esto asegurará que el sistema siga siendo efectivo y útil para la empresa a largo plazo.
La implementación de un software de gestión documental puede llevar tiempo y esfuerzo, pero los beneficios a largo plazo para la empresa son significativos. Una vez que se ha establecido un sistema sólido, se puede mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, ahorrar tiempo y recursos, y mejorar la seguridad y confidencialidad de los documentos empresariales.
iArchiva
Si estás buscando una solución de gestión documental especializada que se centre específicamente en la gestión de documentos empresariales, iArchiva es una excelente opción. iArchiva ofrece una amplia gama de funciones avanzadas de gestión documental, como la indexación de documentos, la búsqueda avanzada, la gestión de permisos de usuario y la integración con otras aplicaciones de software empresarial.
Además, iArchiva está diseñada específicamente para empresas y ofrece un alto nivel de seguridad y cumplimiento normativo para garantizar la privacidad y la seguridad de los documentos empresariales. Esto es especialmente importante para empresas que manejan información sensible o confidencial.
Otro beneficio de iArchiva es que es muy fácil de usar. La plataforma es intuitiva y fácil de navegar, de esta forma los empleados pueden comenzar a utilizarla rápidamente sin la necesidad de una formación especializada.
Conclusión
La gestión electrónica de documentos es una herramienta fundamental para el teletrabajo, ya que permite a los empleados acceder a la información desde cualquier lugar del mundo, mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos operativos de la empresa.
Si bien hay muchas soluciones de gestión documental disponibles, iArchiva se destaca como una solución para empresas que ofrece funciones avanzadas de gestión documental y un enfoque especializado en la seguridad y el cumplimiento normativo. Si estás buscando una solución de gestión documental para tu empresa, merece la pena considerar iArchiva.
